2. lecke: Megalakultunk! Az előtársaság számvitele. Alapfogalmak. A főkönyvi számlák fogalma. A számlakeret fogalma. Az eszközök és források csoportosítása.

A gazdasági társaságokról szóló törvény, valamint a cégnyilvántartásról és a bírósági cégeljárásról szóló törvény előírásai alapján a cégbejegyzéssel érintett vállalkozások a cégjegyzékbe történő bejegyzéssel - a bejegyzés napjával - jönnek létre. Viszont az érintett vállalkozások e bejegyzést – vagy annak elutasítását - megelőzően már működhetnek (kivéve a hatósági engedélyhez kötött tevékenységeket - így például a gyógyszertárak létesítése, üzemeltetése vagy a személytaxi-szolgáltatás- , melyeket csak a bejegyzést követően folytathatnak).

A vállalkozások bejegyzéséig (vagy annak elutasításáig) terjedő időszakot nevezzük előtársasági időszaknak.

Az előtársasági időszak az alapítók által elkészített létesítő okirat ellenjegyzésétől, illetve közokiratba foglalásától a gazdasági társaság cégbejegyzéséig vagy a bejegyzés elutasításáról szóló cégbírósági határozat jogerőre emelkedéséig tart.

(Fentiekhez kapcsolódnak jogi tudnivalók, de jelen keretek közt a számvitelre helyezzük a hangsúlyt!)

Az előtársasági formában való működés ideje alatt az eszközökben, forrásokban - ezek fogalmát kicsit később tisztázzuk - változások következnek be, ezeket pedig rögzíteni kell a társaság könyveiben.

E lecke keretében azt is megvizsgáljuk egy példán keresztül, hogy mit és hogyan kell könyvelnünk az előtársaságok kapcsán, de elöljáróban tisztáznunk kell néhány fontos fogalmat!

A kettős könyvvitel – a számviteli törvényben foglaltak figyelembe vételével- a gazdasági eseményeket abból a szempontból rendszerezi, hogy milyen hatással vannak a vállalkozás mérlegére. E tekintetben négyféle gazdasági esemény jöhet szóba:

• valamely eszköz növekedésével egyidejűleg egy forrás nő, s ezáltal a mérleg főösszege is nő,

• valamely eszköz csökkenésével egyidejűleg egy forrás csökken, s ezáltal a mérleg főösszege is csökken,

• valamely eszköz növekedésével egyidejűleg egy másik eszköz csökken. Ebben az esetben csak az eszközök összetétele változik meg, a mérleg főösszege változatlan marad,

• valamely forrás növekedésével egy másik forrás csökken. Ekkor csak a források összetétele változik meg, a mérleg főösszege változatlan marad.

Ezeket a gazdasági esemény fajtákat - fenti sorrendben - nevezzük el A, B, C és D típusú eseményeknek!

A kettős könyvvitel keretében minden vagyontárgynak (eszköznek és forrásnak) nyilvántartást (főkönyvi számlát) nyitunk és valamennyi eseményt egyidejűleg kétféle módon rögzítünk: napló(k)ban – ez az idősoros elszámolás- és főkönyvi számlákon, azaz számlasoros elszámolással. ¹

Ennek az alapelvnek a megvalósulását biztosítja az egységes számlakeret törvényi előírása.

Itt időzzünk el egy kicsit, hiszen fentebb néhány olyan új kifejezéssel ismerkedtünk meg, melyek

némi magyarázatra szorulnak. Íme:

• Idősoros elszámolás: a gazdasági műveletek időrendi sorrendben történő könyvviteli feljegyzését nevezzük így. Ennek könyvviteli eszköze a napló. A naplóban a könyvelési bizonylat alapján számoljuk el - könyvelési tétel formájában- az egyes gazdasági műveleteket, részekre bontva. A napló különböző formájú lehet, erre nincs kötelező előírás, de az alábbiakat mindenképpen tartalmaznia kell:

1. a sorszámot,

2. az időszakot (hónapot és napot),

3. a hivatkozásokat a tartozik és követel számlák főkönyvi számára,

4. a tartozik és követel számla megnevezését,

5. a szöveget (azaz a gazdasági esemény rövid leírását),

6. a számlák tartozik és követel összegét.

• Számlasoros elszámolás: a gazdasági események eszközök és források szerinti- főkönyvi számlákon történő- elszámolását nevezzük így.²

Az eszközök és források a vállalkozás működése, tevékenysége ideje alatt (szakszóval: az újratermelési folyamat során) állandó mozgásban vannak, mennyiségük, értékük, összetételük változik.

Ezeket a mozgásokat kiváltó változásokat nevezzük a gazdasági eseményeknek. Ezek folyamatosan megváltoztatják a könyvvitel legfontosabb dokumentumát, a mérleget.

Természetesen nem célunk az, hogy minden egyes gazdasági esemény után újra és újra elkészítsük a Mérleget – ez technikailag is nehezen lenne megoldható.

A Mérleg nem alkalmas a gazdasági események folyamatos nyilvántartására.

Egy-egy időszak végén mégis szükségünk van arra, hogy rendelkezésünkre álljon egy olyan új tartalmú Mérleg, amely az időszakban bekövetkezett eszköz - forrás változásoknak a hatásait tartalmazza.

Ennek érdekében ezeket a változásokat folyamatosan nyilván kell tartani.³

Ezért az eszközöket és forrásokat a Mérlegből kiemeljük és állományukat, s ezek gazdasági események okozta változásait, eszköz- és forrás fajtánként külön-külön rögzítjük (azaz könyvviteli számlákon rögzítjük). Ezt a módszert nevezzük számlasoros elszámolásnak.

Ezt úgy képzeld el, hogy - például - a hűtőszekrényedben lévő harapnivalók mindegyikének nyitsz egy külön oldalt a noteszedben. Az adott lapnak adsz egy kódszámot - szándékosan nem beszélünk most főkönyvi számlaszámról - például a tejföl nálad az 1001-es számot viseli. Az ezzel a kódszámmal megjelölt lap baloldalára felírod azt az összeget, amennyiért a tejfölből vettél egy új adagot, jobb oldalra annak az értékét, amit megettél ebből.

A hűtőszekrényedben lévő finomságokat így fajtánként és értékben tartod nyilván, azaz könyvviteli számlákon.

.

• Könyvviteli (főkönyvi) számla: olyan kétoldalú kimutatás, amelynek egyik oldalán a növekedéseket, a másik oldalán a csökkenéseket számoljuk el. Ezáltal az azonos irányú változások összeadhatóak, és összegszerűségükben egymással is szembeállíthatóak.

A könyvviteli számla bal oldalát Tartozik (rövidítve „T”-vel jelöljük) oldalnak, míg a jobb oldalát Követel (azaz röviden „K”) oldalnak nevezzük.

Ha valamennyi könyvviteli számlát kis kétkaros mérlegnek képzelünk el, akkor a „Tartozik” oldalra könyvelt értékeket a bal serpenyőbe, a „Követel” oldalon rögzítetteket pedig a jobb serpenyőbe helyezzük.

A számlák két oldalára könyvelt tételek összegének különbsége az egyenleg.

A számla két oldalára könyvelt nagyobb forgalom határozza meg, hogy az adott főkönyvi számlának Tartozik vagy Követel jellegű egyenlege van.

Azaz: Tartozik a számla egyenlege akkor, ha a Tartozik oldalra könyvelt összeg meghaladja a Követel oldalra könyvelt összeget. Ellenkező esetben pedig Követel a számla egyenlege.

Ennek gyakorlására jó szolgálatot tesz az ún. főkönyvi vázlat - népszerű nevén az „akasztófa”- nyomtatvány, ami beszerezhető a papírboltokban.

Könyvelés során (kontírozáskor) arról döntünk, hogy az adott gazdasági esemény mely főkönyvi számlákat, s azok melyik oldalát érintik. Azaz, a könyvelési tétel megszerkesztése, a kontírozás azt jelenti, hogy a gazdasági műveletek könyvelésekor mindig kettős feljegyzést végzünk. Minden könyvelési tételt úgy rögzítünk, hogy minden összeget, amelyet valamely könyvviteli számla (vagy számlák) Tartozik oldalára könyvelünk, egyidejűleg fel kell jegyezni a másik számla (vagy számlák) Követel oldalára is.

A számla oldalainak elnevezése ma már tartalmilag nem értelmezhető. ⁴ A „Tartozik” oldal azt jelenti, hogy bal oldal, a „Követel” oldal pedig azt, hogy jobb oldal. Felmerül a kérdés, hogy a számla melyik oldalán tüntessük fel- azaz, melyik oldalára könyveljük- a növekedéseket és melyik oldalán tüntessük fel a csökkenéseket.

Általánosságban, minden számlára érvényesen nem lehet válaszolni a kérdésre. Mindig az adott számla tartalma dönti el, hogy a növekedést, illetve a csökkenést a Tartozik vagy a Követel oldalon könyveljük-e.

A könyvelési tételnek az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

1. a könyvelés kelte,

2. a gazdasági esemény keletkezésének időpontja,

3. a gazdasági művelet (esemény) megnevezése,

4. a számlakijelölés,

5. a könyvelendő összeg.

Összefoglalva tehát elmondhatjuk, hogy a kettős könyvvitel olyan könyvvezetési forma, amely a valóságnak megfelelően, folyamatosan, teljes körűen, zárt rendszerben rögzíti az eszközök és források értékében végbement változásokat. Ennek technikai eszköze a gazdasági események főkönyvi számlákon történő feljegyzése: mégpedig miden gazdasági eseményt egyidejűleg két főkönyvi számlán jelenítenek meg.

Azt a gazdasági- és gazdaságpolitikai, adópolitikai szükségszerűséget, hogy a gazdálkodó szervezetek könyvelésének adatai egymással összevethetőek legyenek- nemzetgazdasági szinten- a számvitel területén dolgozó szakemberek egy „nyelvet” beszéljenek- a számviteli törvény az egységes számlakeret előírásával biztosítja.

Mielőtt tisztáznánk az egységes számlakeret fogalmát, az alábbiakban egy jogelőd nélkül alapított társaság adataival könyveljük azt az esetet, amikor a társaságot bejegyezték, illetve a második esetben a társaság bejegyzését elutasították. Az egyszerűség kedvéért a számlákat csak számlaosztály szintű (1-től 9-ig terjedő) számozással és az érintett számla elnevezésével jelöljük. A számlakeret kapcsán foglalkozunk majd a számlaosztály, csoport, számla, stb. fogalmával is.

Esettanulmány

Az Édes Élet Cukrászda és Édesipari Termék-előállító Kft alapításával kapcsolatban az alábbi adatokat ismerjük:

1. 10.01-én a közokirat szerint a társaság alaptőkéje 34,5 millió Ft, ebből a termelő gépek, berendezések, járművek apportja 22,5 millió Ft, az alábbi felosztásban: - termelőgépek 10,0 MFt - üzlet berendezése, bútorzata 8,0 MFt - tehergépjármű 4,5 MFt .(Az apportáló áfát nem hárított át az apportot fogadó, alakuló társaságra.) Az eszközök értékét a társasági szerződés részét képező apport lista dokumentálja.

2. a pénzeszközökből (12 millió Ft) jegyzéskor 30% (3,6 millió Ft) esedékes, amelyet a tagok megfizetnek (bevételi pénztárbizonylat vagy banki kivonat). A fennmaradó pénzbeli hozzájárulást a cégbírósági végzés (bejegyzés) kézhezvételét követő három hónapon belül kell a tagoknak megfizetniük.

3. 10.12-én az apportot a tagok a társaság rendelkezésére bocsátották,

4. 10.13-án megkapjuk az alapító okiratot készítő ügyvéd számláját (munkadíj, illetékek) 110 ezer Ft értékben. A számla nem tartalmaz áfát. Ezt azonnal át is utaljuk, a banki igazolás megérkezett.. (Bizonylat: számla, banki kivonat).

5. 10.13-án az apportot képező eszközöket üzembe helyezték (jegyzőkönyv, tárgyi eszköz analitika),

6. 10.20-án a társaság anyagot vásárolt 1 millió Ft + áfa értékben. Az anyagot 60 ezer Ft+áfa költségért szállították a társaság telephelyére (szállítólevél, számla, raktári bevételezési jegy, szállítók analitika).

7. 10.22-én a társaság kifizette az anyag beszerzésével és szállításával kapcsolatos tartozását (banki kivonat),

8. 10.25-én üzemanyagot vásárolunk a teherautóba, 10 ezer Ft+ áfa értékben, készpénzért (számla).

9. 10.31-én a társaság 600 ezer Ft+áfa értékben készített cukrászsüteményt a közeli szálloda jubileumi ünnepségére, a szálloda által tervezett kivitelben. Az előállított termékkel kapcsolatban az anyag költségén túl bérköltség nem merült fel, a tagok nem vettek fel bért, az előállítás költsége összesen 100 ezer Ft (megrendelő, szállítólevél, számla, vevők analitika),

10. 11.02-án a szálloda átutalta a vásárolt áru ellenértékét, a banki igazolás megérkezett,

11. 11.15-én a cégbíróság

1. bejegyezte a társaságot,

2. .a társaság bejegyzését elutasította